No tak…ale czy można już świętować?Można, oby nie za długo! Otrzymanie dotacji jest bez wątpienia wielką szansą; aby tej szansy nie zmarnować należy jednak: sprawnie zrealizować projekt, osiągnąć założone wskaźniki i skutecznie rozliczyć dotację.Przedsiębiorcy, pełni nadziei, inicjatywy i dobrej wiary rozpoczynają realizację projektu – i chcą zrobić wszystko, aby osiągnąć sukces. Niestety ich zapał jest bardzo prędko gaszony przez urzędników, którzy muszą stosować się do konkretnych wytycznych i procedur.

Co zrobić, aby uniknąć kłopotów? Oczywiście zatrudnić od samego początku firmę doradczą specjalizującą się w rozliczaniu dotacji.

Podejdźmy chwilowo do tematu trochę przewrotnie i odpowiedzmy sobie w pierwszej kolejności na pytanie, kiedy nie warto tego robić?

Kiedy nie warto zlecać rozliczania dotacji firmie zewnętrznej?

Są dwie odpowiedzi na to pytanie:

  1. Kiedy dotacja jest mniejszego rzędu – od 20 do 150 tyś PLN – wtedy zlecanie na zewnątrz rozliczania jest zwyczajnie nieopłacalne, gdyż koszt rozliczania projektu przez firmę doradczą stanowi wtedy proporcjonalnie duży wydatek.

Koszty rozliczania wynoszą zazwyczaj między 800 a 1500 PLN miesięcznie. Wysokość opłaty zależy od czasu trwania projektu, ilości etapów i rodzaju wydatków.

  1. Kiedy w firmie mamy osobę zatrudnioną na etat i może ona wydzielić część swojego czasu na nauczenie się procesu rozliczania.

Kiedy zatem warto zlecać rozliczanie dotacji firmie zewnętrznej?

Na to pytanie jest już tylko jedna odpowiedź – w każdym przypadku poza dwoma wymienionymi powyżej. Dlaczego?…

Jeden z beneficjentów popularnych dotacji PO IG 8.1 powiedział mi kiedyś: – „Unia Europejska dofinansowuje 80% mojego projektu, natomiast 20% to mój wkład własny. I wszystko się zgadza, bo dokładnie 80% czasu poświęcam na tworzenie stosu oświadczeń, harmonogramów, aneksów i innej dokumentacji wymaganej przez UE, a 20% mogę przeznaczyć na rozwój biznesu”.

Wypowiedź ta jest nieco przejaskrawiona, ale dobrze oddaje istotę rzeczy: darmowe pieniądze z dotacji mają swoją cenę. Tą ceną jest konieczność dostosowania się do standardów narzuconych przez instytucje krajowe oraz unijne.

Aby choć odrobinę zobrazować problem posłużę się przykładem

Pan Grzegorz otrzymał 490 tysięcy dotacji na innowacyjny system informatyczny. Kierując się zdrowym rozsądkiem Grzegorz podjął następujące kroki:

  • Na komputery w harmonogramie przewidział 4000 PLN netto od sztuki, ale udało się je kupić sporo taniej, więc za pozostałe pieniądze Grzegorz nabył pakiet MS Office oraz oprogramowanie antywirusowe.
  • Hosting serwera okazał się niepotrzebny od pierwszego miesiąca projektu, więc Grzegorz podpisał umowę dopiero od trzeciego miesiąca.
  • Z usług firmy księgowej korzystał już przed rozpoczęciem projektu, więc do dokumentacji rozliczeniowej załączył istniejącą umowę.
  • Miał do wydania 200 PLN miesięcznie na artykuły biurowe, czyli aż 800 PLN na czteromiesięczny etap, a zatem kupił wszystko, co może się przydać do prowadzenia biura.

Niestety, jak się za chwilę przekonamy, decyzje rozsądne z punktu widzenia przedsiębiorcy niekoniecznie są akceptowalne dla Regionalnej Instytucji Finansującej.

Po złożeniu pierwszego Wniosku o płatność pośrednią, wyżej opisany przedsiębiorca dowie się, że:

  • Pakiet oprogramowania biurowego i antywirus nie były opisywane we wniosku o dofinansowanie, a zatem nie są wydatkiem kwalifikowanym. Jeżeli wydatek był opłacony z zaliczki, to należy zwrócić koszt oprogramowania wraz z odsetkami liczonymi jak za zaległości podatkowe.
  • Hosting był przewidziany na cały okres trwania projektu, a skoro nie został wykorzystany, to należy teraz proporcjonalnie obniżyć ten koszt i dostarczyć zaktualizowany harmonogram rzeczowo-finansowy oraz harmonogram płatności, tak aby wiadomo było ile Unia może zrefundować.
  • Umowa zawarta przed datą rozpoczęcia projektu nie jest kosztem kwalifikowanym, a usługa księgowa ma dotyczyć wyłącznie projektu, a nie działalności całej firmy. Z tych dwóch powodów wydatek ten nie podlega refundacji. Należy zwrócić środki wraz z odsetkami.
  • Pozycja 45 faktury dotyczącej artykułów biurowych, tj. „Sprężone powietrze do czyszczenia klawiatury” oraz pozycja 72 tj. „Termobindownica” nie są artykułami biurowymi w rozumieniu wytycznych UE. Należy zatem wykasować tę pozycje z wniosku o płatność, zwrócić środki i dostarczyć uaktualnioną dokumentację.

To tylko cztery punkty z wielostronicowej listy uwag.

Historia zazwyczaj kończy się w ten sposób, że załamany i sfrustrowany Pan Grzegorz odwołuje wyjazd rodzinny, po czym poświęca kolejne dwa dni robocze na uzupełnienia wniosku o płatność.

Skąd biorą się takie problemy?

Oczywiście można powiedzieć, że przepisy są głupie, a urzędnicy bezduszni. Ale to nieprawda.

Urzędnicy chcą mieć porządek w dokumentach, bo z tego są rozliczani. Pieniądze z dotacji to środki publiczne i urzędy stoją na straży poprawności ich wykorzystania. Nawet najbardziej przyjaznego i aktywnego urzędnika ograniczają procedury.

Przedsiębiorcy natomiast szybko przyzwyczajają się do myśli, że przydzielone środki to ich własna gotówka. Chcą działać zamiast zajmować się wypełnianiem nikomu niepotrzebnych tabelek. W związku z tym kiedy postanawiają samodzielnie i kompleksowo zająć się projektem docierają do pewnego momentu, którym zazwyczaj jest koniec pierwszego etapu i rozkładają ręce. Okazuje się wtedy bowiem, że większość procedur zostało niedochowanych. Wtedy zaczynają się kłopoty i często paniczne poszukiwania firmy doradczej.

Jakie korzyści wynikają z zatrudnienia firmy doradczej przy rozliczaniu dotacji?

Po pierwsze spokój i możliwość skupienia się na realizacji celów projektu, tak aby osiągnął jak największy sukces rynkowy.

Po drugie możliwość korzystania z konkretnej wiedzy praktycznej, która pozwala uniknąć niepotrzebnych pułapek i kłopotów oraz daje szanse na maksymalizacje efektów wynikających z przyznanego dofinansowania.

Po trzecie możliwość nauczenia się całego procesu od początku od specjalistów i wykorzystania nabytej wiedzy przy kolejnym realizowanym projekcie.

Podsumowanie

Decyzja odnośnie zaangażowania firmy doradczej przy rozliczaniu projektu unijnego to dylemat wielu przedsiębiorców, którzy pozyskali dotacje. Oczywiście można nauczyć się rozliczania samemu, dokładnie studiując umowę o dofinansowanie, często dzwoniąc po poradę do Regionalnej Instytucji Finansującej i uczestnicząc w darmowych spotkaniach lub szkoleniach dedykowanych dla beneficjentów poszczególnych działań.

Na tej samej zasadzie można też nauczyć się prowadzenia księgowości własnej firmy i robić to samodzielnie. Tylko czy nie lepiej skupić się na prowadzeniu i rozwijaniu biznesu?